நம் ஆவணங்களுக்கான பெயரும், எண்ணும்!

Saturday, 04 June 2016 19:50 Published in நீதியைத்தேடி

அரசு அலுவலக ஆவணங்களில் அல்லது கோப்புக்களில் எண்கள் பராமரிக்கப்படுவதைப் போன்றே நாமும் பராமரிக்கும் பழக்கத்தை ஏற்படுத்திக்கொள்ள வேண்டும். இந்தப் பழக்கத்தை ஊழியர்களாகப் பணியாற்றிய, வெகுசிலரே ஓய்வுக்குப் பின்னும் வைத்திருக்கிறார்கள்.

தொண்டு என்ற பெயரில் இயங்கும் ஃபண்டு நிறுவனங்கள் ஆவணப்படுத்துதலுக்கு என்றே ஊழியர்களை நியமிக்கின்றன என்றும், எப்படியெல்லாம் ஆவணங்களைத் தயார் செய்கிறார்கள் என்பது குறித்தும், ‘‘கடமையைச் செய்! பலன் கிடைக்கும்’’ நூலின் நான்காவது அத்தியாயத்தில் சொன்னது நினைவிருக்கலாம்.

இதுபோலவே, உங்களின் நன்மைக்காக, நீங்களும் ஆவணங்களுக்குப் பெயரைச்சூட்டி,
எண்களையும் கொடுக்கலாம்.

வாபா / நீக / 10-2015 தேதி 20-05-2015 என்று வைத்துக்கொண்டால், முதலில் இருப்பது எனது பெயரின் (வாரண்ட் பாலா) சுருக்கம் / நீதித்துறைக்கான கடிதம் / அக்கடித எண் & வருடம் பின்னர் தேதியென்று, உங்களுக்குப் புரியும் வகையில் இருந்தால் போதும். மற்றவர்களுக்குப் புரிய வேண்டுமென்ற அவசியமில்லை. ஏனெனில், இதுகுறித்து யாரும் உங்களைச் சட்டப்படி எக்கேள்வியும் கேட்கப்போவதில்லை; கேட்கவும் முடியாது.

இப்படி நீங்கள், உங்கள் கடிதத்தில் கொடுக்கும் பெயரும் எண்ணும், அரசூழியர்கள் அனுப்பும் பதில் கடிதத்தில் ‘பார்வை’ என்ற பகுதியில் கட்டாயம் குறிப்பிடப்பட்டிருப்பதைப் பார்க்கலாம்.

அக்கடிதத்திற்கு மீண்டும் நீங்கள் பதில் எழுதுவதாக இருந்தால், அரசூழியர்கள் அவர்களுக்கென்று கொடுத்துள்ள எண்ணை, நீங்களும் ‘பார்வை’ என்ற பகுதியில் குறிப்பிட்டுத்தான் எழுதவேண்டும். இதுகுறித்து, பிற்பகுதியில் வரும் கடிதங்களில் சரிபார்த்து அறியலாம்.

ஒருவேளை பதில் இல்லையென்றால், அடுத்து அதுகுறித்த நினைவூட்டல் கடிதத்தை எழுதலாம். இதற்கு வாபா / நீக-நி / 10-2015 தேதி 30-05-2015 என்று குறிப்பிட்டால், ‘ஏற்கெனவே எழுதப்பட்ட கடிதத்தின் மீதான நினைவூட்டல்’
என்று பொருள்படும். இதில் முக்கியமாகக் கவனிக்கவேண்டியது கடிதவெண்ணும் வருடமும் மாறாது. ஆனால், அதன் தொடர்ச்சிக் கடிதங்களில் தேதிகளை மட்டும் மாற்றிக்கொள்ளுங்கள். அவ்வளவே!

இப்படியெல்லாம் எழுதுவதன் மூலம், சட்ட முறைப்படி, ஒரு கடிதத்தையெப்படி வரைவது என்னும் கலையைக் கற்று வைத்துள்ளீர்கள் என்பது, அரசூழியர்களுக்கு நன்றாகவே விளங்குவதோடு, பதில் தரவில்லையென்றால், அவ்வளவு எளிதில் நீங்கள் அவ்வூழியர்களை விட்டுவிடமாட்டீர்கள் என்பதும் புரிந்து விடும்.

ஆனால், அரசூழியர்கள் நம்மைப்போல் இப்படியெல்லாம் தங்கள் விருப்பம்போல் வைத்துக்கொள்ள முடியாது. அவர்களுக்கென்று சட்ட வரையறை இருக்கிறது.

அரசூழியர்களைப் பொறுத்தவரை, மத்திய அரசு மற்றும் மாநில அரசு ஊழியர்களென இரண்டு வகையினர் இருக்கிறார்கள். ஆகையால், இவ்விரண்டு வகையினருக்கும் கடிதவெண்கள் மாறுபடும். நம்மைப் பொறுத்தவரை மாநில அரசு ஊழியர்களின் கடித எண்கள் மிகமுக்கியமானவை என்பதால், அதுகுறித்து முதலில் தெரிந்து கொள்வது கட்டாயமாகும்.

ந.க எண் = நடப்புக் கணக்கு எண்
ஓ.மு. எண் = ஓராண்டு முடிவு எண்
மூ.மு எண் = மூன்றாண்டு முடிவு எண்
நி.மு. எண் = நிரந்தர முடிவு எண்
ப.மு. எண் = பத்தாண்டு முடிவு எண்
தொ.மு எண் = தொகுப்பு முடிவு எண்
ப.வெ எண் = பருவ வெளியீடு எண்
நே.மு.க எண் = நேர்முகக் கடித எண்

இதில் நடப்புக் கணக்கு எண் மட்டுமே அதிகப் பயன்பாட்டில் இருக்கும். நேர்முகக் கடிதம் என்பது, கீழ்மட்ட ஊழியருக்கு, மேல்மட்ட ஊழியர் எழுதும் கடிதம். அதாவது, நேரடியாகப் பேசியதற்குச் சமம் என்பதால், அதற்கான பதிலை விரைந்து சொல்லவேண்டும்.

இவ்வெண்களில் எதுவொன்றும் இல்லாமல் எந்தவொரு கடிதம் யாருக்கு வந்தாலும், தனிப்பட்ட முறையில் தங்களைப் பாதிக்கும் என்பதால், சட்டத்துக்குப் புறம்பாகத் தங்களின் ஊழியப்பதிவேட்டில் பதியாமல் அரசூழியர்கள் அனுப்பிய கடிதம் என்றே பொருள். இதுவே, அவ்வூழியர் தனது ஊழியத்தில் கடமை தவறியுள்ளார் என்பதை நிரூபிக்கப் போதுமானது.

மநு வரையுங்கலை! நூலிலிருந்து... இந்நூலின் தேவைக்கு 9842909190 என்ற எண்ணில் தொடர்பு கொள்ளலாம்.

Add comment
Inneram.com moderator has right to block inappropriate comments. Please comment responsibly.